【退職の挨拶メールが届いた】返信どうする？ 取引先や上司・同僚などパターン別に例文つきで解説
本来はハガキや手紙でお礼の言葉を書いた挨拶状を送るのが丁寧な形ですが、気軽に使えて、経費のかからない通信手段としてメールが利用されるケースもあるようです。 このページでは、すぐに使える退職の挨拶メールの無料文例をご紹介しています。 なお、 メールでお礼の挨拶文を送る行為はあくまでも略式となりますので、目上の相手に対してはきちんと挨拶状を出すようにしましょう。 仕事の種類や立場によっては、勤務時間中にそうした行為をすること自体が問題視される会社もあるようです。 去る側も気持ちよく去りたいものです。 無用のトラブルは避ける方がベターだと思います。 本文 つづき （2）文章はだらだらと書かず、数行ずつで区切って空白行を入れるようにすると読みやすい。 （3）背景なども使える ふだんの味気ないメールに一工夫しても良いでしょう。 例えば、季節感のある画像の背景をメールに取り込む、など。 ） （4）署名（sign）の機能を活用し、文末には差出し人の連絡先やメールアドレスを明記する。 いつも使っている署名欄に、退職後の連絡先を明記するなど、署名部分を少し工夫して作ってみてはいかがでしょうか？ ［署名の部分の例］ 機種依存文字は使わないほうが無難です。 機種に依存する文字は使わない （1）機種依存文字は使わないようにする。 機種依存文字は、一部の文字が文字化けします。 こうした文字は使わないようにします。 使わない方が良いでしょう。 また、例えばNTTドコモ、ａｕ、ソフトバンクといった、会社が異なる携帯電話の間でメールをやり取りする場合、全く同じ絵文字でなく、それに該当する絵に自動的に変換されます。 もう少しわかりやすくいうと、例えば笑顔のマークを送信した場合、NTTドコモ、ａｕ、ソフトバンクのそれぞれの携帯電話から送信されたメールで表示される笑顔の絵文字は、会社ごとに少しずつ顔つきが異なるということです。 例えば太陽のマークの絵文字場合、会社によって太陽に顔が書かれていたり、輪郭（縁取り）があったりします。 なお、携帯電話どうしであっても、相手が使っている機種や、契約している会社ごとに、対応可能な絵文字が異なります。 もし、対応する絵文字がない場合には、やはり文字化けしてしまいます。 相手の機種や契約会社が不明の場合は、凝った絵文字は使用しない方が無難です。 その他 上記以外に、メールの特性として下記を頭に入れて使いましょう。 （1） 予期しないトラブルによって、先方に届かないこともある 最近はトラブルがずいぶん減りましたが、落雷や停電、プロバイダーのトラブル、サーバーのトラブル、通信回線のトラブルなどにより、メールが相手方に届かないこともあります。 携帯メールの場合は、例えば地震などの災害時や、大晦日など、通信が集中すると「通信制限」がかかることがあります。 こちらが送信してから先方が受信するまでに、いつもよりも時間がかかる可能性があることを頭に入れておいて下さい。 （2） セキュリティー面では、万全でない 情報が100％安全にやりとりできるとは思わないで使って下さい。 機密情報のやりとりには不向きです。 （3） ウイルス対策を行う ウイルスに感染しているパソコンからメールを送信すると、先方にもウイルスが感染してしまう可能性があります。 お互いの安全のために、適宜ウイルス対策を行いましょう。 （4） 同じメールを複数の宛先に送信するとき 雛形となる挨拶文章をひとつを作って複数の相手に同じ内容のメールを送信する方もいらっしゃると思います。 この便利さがメールの長所でもありますが、宛先を入力するときには、CCと、BCCの使い分けに気をつけましょう。 事務局にも時々ＣＣのメールが誤って届く時があります。 ビジネスメールのマナーについては、こちらのページでご説明しています。 ある程度、親しい間柄という前提で作りました。 自由にアレンジしてお使い下さい。 （ただし、メールはあくまでも略式ですので目上の人あてにはできるだけハガキや手紙で挨拶状を送るようにしてください。 また、社外の相手に使う場合には 相手との間柄を良く考えてご利用下さい。 ・退職後も、相手との関係を続けたい場合には個人用アドレスを使うまたは明記する ・退職にあたりお礼の言葉は伝えたいが、今後は特におつきあいを続ける必要はないという場合には職場のアドレスを使う ・その他に、職場のアドレスで送り、退職後の連絡先として個人用アドレスを明記するなど。
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